JAKARTA - Untuk memahami pengertian delegasi, mari kita awali dengan sebuah ilustrasi sederhana yang mungkin pernah kamu alami semasa kecil.

Bayangkan saat itu kamu diminta oleh orang tuamu untuk mengantarkan makanan ke tetangga ketika ada acara syukuran di rumah, seperti perayaan ulang tahun pernikahan.

Bukan berarti ayah dan ibu tidak ingin mengantarkannya sendiri, namun karena banyak rumah yang harus didatangi, maka sebagian tugas diberikan kepadamu agar semuanya bisa selesai lebih cepat.

Sebelum berangkat, kamu akan diberikan arahan: rumah mana yang harus dituju, siapa nama penghuninya, dan pesan apa yang perlu disampaikan. 

Misalnya, kamu perlu mengatakan bahwa makanan tersebut adalah bagian dari perayaan ulang tahun pernikahan orang tuamu. Semua petunjuk itu harus disampaikan dengan tepat agar pesan tidak salah dan tujuannya sampai dengan benar.

Biasanya, tugas seperti ini mulai diberikan saat kamu sudah cukup besar dan mampu bertanggung jawab, karena kalau masih kecil, tentu kamu belum bisa menjalankannya dengan baik. 

Tanpa sadar, saat itu kamu telah berperan sebagai perwakilan atau utusan dari keluargamuitulah bentuk sederhana dari delegasi.

Lewat ilustrasi tadi, kita bisa mulai menangkap pengertian delegasi sebagai proses pelimpahan tugas kepada orang lain yang dianggap mampu untuk menjalankannya atas nama pihak yang memberikan tugas tersebut.

Pengertian Delegasi

Pengertian delegasi merujuk pada proses penunjukan seseorang sebagai wakil dari kelompok atau organisasi tertentu. 

Dalam praktiknya, delegasi mencakup pemberian tanggung jawab serta kewenangan kepada individu lain untuk melaksanakan suatu tugas. 

Orang yang menerima tugas tersebut berkewajiban untuk melaporkan hasil pelaksanaannya kepada pihak yang memberikan wewenang.

Definisi Delegasi  Menurut Para Ahli

Charles J. Keating

Menurut pandangan Charles J. Keating, delegasi merupakan proses ketika seseorang memberikan sebagian tanggung jawab resmi kepada pihak lain untuk melaksanakan suatu kegiatan tertentu.

Utje Selamet

Dalam bukunya yang berjudul Dasar-Dasar Pemasaran, Utje Selamet menggambarkan delegasi sebagai proses pelimpahan tanggung jawab serta kewenangan resmi kepada individu lain agar dapat menyelesaikan suatu pekerjaan.

Rusli Jacob

Bagi Rusli Jacob, delegasi dipahami sebagai tindakan memberikan kekuasaan atau otoritas secara formal disertai tanggung jawab kepada orang lain agar dapat menjalankan suatu tugas tertentu.

Ia menekankan bahwa pelimpahan wewenang ini merupakan bagian penting dari operasional organisasi agar kinerja berjalan dengan efektif. 

Seorang pemimpin tetap dapat mengendalikan jalannya kegiatan perusahaan melalui pengawasan, meski sebagian tugas telah didelegasikan. 

Oleh karena itu, sebelum pelaksanaan, individu yang akan menerima tugas harus mendapatkan pembekalan dan arahan yang memadai, mengingat tanggung jawab yang akan diembannya cukup besar.

Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)

Dalam KBBI, delegasi dijelaskan sebagai seseorang yang ditunjuk atau diutus untuk mewakili negaranya dalam suatu forum diskusi, serta diartikan pula sebagai penyerahan tugas dan kewenangan dari pihak atasan kepada bawahan dalam ruang lingkup kerja yang tetap harus dipertanggungjawabkan kepada atasan. 

Dalam konteks manajerial, mendelegasikan pekerjaan adalah hal yang lumrah karena seorang manajer tidak mampu menangani semua tugas sekaligus secara mandiri. 

Oleh sebab itu, bantuan dari anggota tim atau staf sangat dibutuhkan agar tanggung jawab dapat diselesaikan dengan baik. 

Mereka yang dipilih untuk menerima pendelegasian umumnya dinilai memiliki kompetensi yang lebih, sehingga layak untuk dipercaya mengemban tanggung jawab tertentu. 

Proses ini merupakan hal yang biasa dalam dunia kerja, khususnya dalam struktur organisasi perusahaan, di mana penugasan biasanya mengalir dari posisi atas ke bawah secara hierarkis.

Jenis-jenis Delegasi

Apa saja macam-macam delegasi yang dikenal dalam dunia kerja? Berikut ini adalah beberapa jenis delegasi yang biasa diterapkan:

Delegasi Umum

Jenis delegasi ini merujuk pada penugasan kepada bawahan untuk menjalankan sejumlah fungsi manajerial, seperti merencanakan, mengatur, mengarahkan, menempatkan, hingga melakukan pengawasan. 

Meskipun telah didelegasikan, pimpinan tetap bertanggung jawab untuk memberikan pengarahan dan pengawasan agar pelaksanaan tugas tetap sesuai dengan harapan.

Sebagai contoh, pimpinan menunjuk seorang pegawai untuk turut membantu dalam urusan manajemen sumber daya manusia.

Delegasi Khusus

Delegasi ini diberikan untuk pelaksanaan tugas tertentu dan bersifat lebih spesifik. Sebagai ilustrasi, seorang karyawan bagian penjualan diberikan kuasa untuk menagih pembayaran dari pelanggan yang masih memiliki tunggakan.

Delegasi Formal

Delegasi formal dilakukan berdasarkan garis struktural yang ada dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Artinya, penunjukan bawahan sebagai penerima wewenang bersifat wajib karena telah diatur dalam struktur organisasi. 

Misalnya, seorang manajer bagian produksi ditugaskan secara resmi untuk meningkatkan kapasitas produksi baik dari sisi barang maupun jasa.

Delegasi Informal

Jenis delegasi ini berlangsung tanpa adanya pemberian otoritas langsung dari atasan. Biasanya terjadi ketika seorang karyawan bertindak atas inisiatif sendiri karena merasa mampu menangani situasi tertentu. 

Contohnya, saat terjadi kerusakan pada peralatan kerja, dan karyawan tersebut segera memperbaikinya meskipun tidak diperintah langsung oleh atasannya.

Delegasi Lateral

Delegasi ini melibatkan penerima yang mendapatkan tugas atau tanggung jawab dari lebih dari satu orang atau unit dalam organisasi. 

Sebagai contoh, seorang manajer umum di bagian penjualan meminta manajer bagian lain untuk mengumpulkan data tenaga penjual. 

Karena beban kerja yang cukup besar, manajer tersebut kemudian bekerja sama dengan bagian lain, seperti departemen personalia, untuk menyelesaikannya.

Unsur-unsur Delegasi

Tugas

Apa saja hal-hal yang harus diselesaikan oleh bawahan yang mendapat delegasi? Umumnya, sebelum pelaksanaan tugas, atasan akan memberikan pengarahan agar pelaksanaannya tidak menyimpang dan hasilnya sesuai harapan.

Tugas sendiri merupakan serangkaian pekerjaan yang dipercayakan kepada seseorang sebagai perwakilan. 

Dalam struktur organisasi atau perusahaan, tugas ini merupakan bagian dari kewenangan atasan yang diberikan kepada bawahan atau unit di level yang lebih rendah.

Tugas dijadikan tolok ukur kinerja seorang pegawai. Bila pelaksanaan tugas dilakukan dengan baik dan hasilnya memuaskan, maka akan mendapatkan pengakuan atau penghargaan. Sebaliknya, jika tidak maksimal, biasanya akan melalui proses evaluasi.

Kekuasaan

Kekuasaan adalah hak atau otoritas yang dimiliki oleh seseorang untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan fungsinya.

Kekuasaan mencerminkan legalitas seseorang dalam memberikan instruksi atau menjalankan sesuatu demi tercapainya tujuan pekerjaan. Dalam konteks organisasi, kekuasaan biasanya diberikan dari level atas ke bawah.

Individu yang diberi otoritas bertanggung jawab untuk mengomunikasikan tugas dengan jelas kepada tim, serta menugaskan pekerjaan kepada orang yang sesuai.

Sementara pihak yang menerima tugas wajib menyelesaikannya sebaik mungkin demi mendukung operasional perusahaan. Baik pemberi maupun penerima kekuasaan sama-sama memiliki tanggung jawab agar hasil kerja sesuai harapan.

Tanggung Jawab

Tanggung jawab merupakan kewajiban moral dan profesional seseorang dalam menyelesaikan tugas yang dibebankan kepadanya. Ini juga mencerminkan kesadaran atas segala tindakan, baik yang disengaja maupun tidak.

Seseorang yang menjalankan tanggung jawabnya dengan baik akan mendapatkan apresiasi, sedangkan kelalaian akan mendatangkan konsekuensi.

Bagi seseorang yang menerima delegasi, penting untuk siap mempertanggungjawabkan seluruh aktivitas yang telah dijalankan, termasuk keputusan yang diambil dan alasan di balik keputusan tersebut.

Akuntabilitas

Akuntabilitas merujuk pada kewajiban individu atau kelompok untuk mempertanggungjawabkan hasil pekerjaan mereka. Ini adalah perwujudan rasa tanggung jawab terhadap amanah yang telah diberikan.

Dalam organisasi, akuntabilitas berarti harus ada laporan dan penjelasan yang disampaikan kepada pihak yang berwenang atau memiliki hak untuk mengetahuinya, terkait kinerja maupun tindakan yang telah dilakukan.

Namun demikian, akuntabilitas tidak hanya berlaku bagi penerima tugas, tetapi juga bagi pemberi tugas yang harus mampu menjelaskan alasan mengapa tugas itu diberikan kepada orang tertentu.

Tujuan Delegasi

Delegasi bukan hanya sekadar pelimpahan tugas, tetapi memiliki maksud dan arah yang jelas. Berikut beberapa alasan mengapa pendelegasian sangat dibutuhkan dalam sebuah organisasi atau perusahaan:

Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi Operasional

Pendelegasian memungkinkan organisasi berjalan lebih gesit dan terorganisir. Misalnya, jika seorang pimpinan tidak bisa secara langsung melakukan negosiasi kerja sama karena ada agenda mendesak lainnya, maka solusi terbaik adalah mengirim perwakilan.

Dengan begitu, dua kegiatan penting bisa berjalan bersamaan tanpa mengorbankan salah satunya.

Memusatkan Perhatian pada Hal yang Lebih Prioritas

Keberadaan delegasi membuat pemimpin bisa lebih fokus pada tugas utama yang memang membutuhkan keterlibatan langsung. 

Ini mencegah terhambatnya proses kerja internal perusahaan hanya karena pimpinan terlalu banyak mengurus berbagai urusan sekaligus.

Membantu Evaluasi terhadap Kebijakan yang Ditetapkan

Proses pendelegasian juga menjadi sarana bagi atasan dalam menilai sejauh mana kebijakan dapat dilaksanakan dengan baik oleh tim. Hasil kerja delegasi bisa menjadi indikator keberhasilan sebuah strategi yang telah ditetapkan.

Menumbuhkan Peran Individu dalam Organisasi

Pemimpin yang bijak bukanlah yang mengerjakan segalanya sendiri, tetapi yang mampu melibatkan orang-orang di sekitarnya. 

Melalui pendelegasian, setiap individu dalam perusahaan diberikan peran nyata yang dapat berkontribusi terhadap kemajuan perusahaan.

Menumbuhkan Semangat dan Fokus Karyawan terhadap Target

Diberikan kepercayaan sebagai delegasi bisa menjadi dorongan moral bagi karyawan.

Kepercayaan ini biasanya disambut dengan rasa tanggung jawab yang tinggi, karena mereka merasa dihargai dan dipercaya, sehingga lebih terdorong untuk mencapai target yang diberikan.

Mendorong Pertumbuhan Karier Bawahan

Seringkali karyawan terjebak dalam rutinitas yang membuat mereka tidak berkembang. Pendelegasian tugas menjadi salah satu cara untuk mendorong mereka keluar dari zona nyaman dan belajar hal baru yang dapat mendukung perkembangan karier mereka.

Menjadi Sarana Pembelajaran dari Kegagalan Menuju Keberhasilan

Delegasi juga membuka ruang bagi karyawan untuk mengalami kegagalan. Namun, justru dari kesalahan itulah mereka bisa belajar dan tumbuh. 

Gagal bukan akhir dari segalanya, justru bisa menjadi awal dari pemahaman baru yang kelak mengantarkan mereka menuju keberhasilan yang lebih besar.

Manfaat-manfaat Delegasi

Pendelegasian tugas dalam sebuah organisasi atau perusahaan bukan hanya sekadar distribusi pekerjaan, tetapi membawa dampak positif yang sangat besar bagi keberlangsungan operasionalnya. 

Berikut berbagai manfaat yang bisa diperoleh melalui praktik delegasi:

Menjamin Kelangsungan Operasional Secara Efektif dan Efisien

Dengan adanya delegasi, berbagai pekerjaan dapat diselesaikan dalam waktu bersamaan tanpa perlu mengorbankan satu aspek demi aspek lainnya. Hal ini membuat proses kerja lebih optimal dan terorganisir.

Membantu Pimpinan Memusatkan Perhatian pada Prioritas Utama

Saat perusahaan membutuhkan konsentrasi penuh dari seorang pemimpin untuk menangani urusan krusial, keberadaan delegasi bisa sangat membantu dengan mengambil alih tanggung jawab lain di luar fokus tersebut. 

Dengan begitu, roda perusahaan tetap berjalan lancar.

Mendukung Proses Pengambilan Keputusan yang Lebih Tepat

Pendelegasian dapat menjadi sumber masukan yang berguna bagi atasan, terutama dalam mempertimbangkan berbagai risiko yang menyertai keputusan penting. 

Pendapat dan laporan dari delegasi bisa membantu melihat situasi dari sudut pandang lain yang lebih luas.

Membuka Ruang Partisipasi Luas Bagi Seluruh Anggota Perusahaan

Tidak semua tanggung jawab harus diselesaikan langsung oleh pimpinan. Memberikan peluang kepada staf untuk mengambil peran sebagai delegasi menjadi bentuk kepercayaan dan cara efektif untuk membangun keterlibatan yang lebih besar dalam organisasi.

Mendorong Motivasi Menuju Tujuan dan Kualitas Kerja yang Optimal

Melalui penugasan sebagai delegasi, para karyawan didorong untuk lebih fokus pada target yang telah ditetapkan serta berusaha menjaga kualitas kerja mereka.

Kepercayaan yang diberikan bisa menumbuhkan semangat serta rasa tanggung jawab yang lebih tinggi.

Memberikan Peluang Pengembangan Diri dan Karier Bagi Karyawan

Dengan terlibat langsung dalam tugas-tugas penting, karyawan bisa mengasah keterampilan baru yang akan sangat berguna untuk perkembangan karier mereka ke depan. Delegasi bukan hanya tentang pekerjaan, tapi juga proses belajar yang bernilai.

Menjadi Media Pembelajaran Lewat Kegagalan

Melalui delegasi, seseorang berkesempatan untuk belajar dari kesalahan yang mungkin terjadi selama menjalankan tugas. 

Justru dari kegagalan itulah, pengalaman baru terbentuk dan pemahaman semakin matang. Gagal bukan berarti berhenti, tapi bagian dari perjalanan menuju keberhasilan.

Teknik Ampuh untuk Mendelegasikan Tugas

Penunjukan seseorang sebagai delegasi bisa memberikan keuntungan besar bagi perusahaan bila dilakukan dengan tepat. Namun, jika dilakukan sembarangan, hal ini justru bisa menjadi masalah. 

Oleh karena itu, diperlukan pendekatan yang tepat agar proses pendelegasian berjalan lancar dan membawa hasil positif. Berikut beberapa teknik yang bisa diterapkan:

Percayakan Tugas Sepenuhnya

Ketika pimpinan sudah memutuskan untuk memberikan tanggung jawab kepada bawahannya, maka sebaiknya berikan kebebasan penuh untuk menyelesaikan tugas tersebut tanpa terlalu banyak intervensi. 

Kepercayaan yang diberikan secara utuh akan menumbuhkan rasa percaya diri pada orang yang ditugaskan.

Pilih Kandidat yang Tepat

Karena tanggung jawab yang diberikan bukan perkara ringan, maka proses pemilihan orang yang akan dijadikan delegasi harus dilakukan secara cermat. 

Amati rekam jejak profesionalnya dan cari tahu pendapat dari rekan kerja terdekat mengenai cara kerjanya. Prinsip “orang yang tepat di tempat yang tepat” sangat penting untuk diterapkan dalam konteks ini.

Pertimbangkan Kesesuaian dengan Bakat dan Minat

Tugas yang tidak sesuai dengan kemampuan atau minat seseorang cenderung menghasilkan kinerja yang kurang optimal. 

Oleh karena itu, sangat penting untuk mencocokkan pekerjaan yang akan diberikan dengan potensi yang dimiliki oleh individu yang bersangkutan.

Berikan Arahan yang Rinci dan Jelas

Tidak semua orang langsung memahami tugas yang diberikan, apalagi jika ini merupakan pengalaman pertamanya. Maka dari itu, penting untuk menjelaskan dengan detail apa saja yang harus dikerjakan, tujuan akhirnya, dan harapan hasilnya.

Komunikasi yang tidak jelas bisa menimbulkan kesalahpahaman yang akhirnya berdampak pada hasil kerja.

Tentukan Batas Waktu dan Lakukan Penilaian

Menetapkan deadline yang jelas membantu delegasi dalam mengatur waktu dan menentukan prioritas pekerjaan. 

Setelah tugas selesai, evaluasi harus dilakukan untuk menilai sejauh mana keberhasilan tugas tersebut dan untuk memberikan umpan balik yang membangun.

Menjadi delegasi bagi seorang karyawan bisa dianggap sebagai bentuk pencapaian tersendiri, karena artinya ia dipercaya oleh atasan. Kepercayaan itu pun biasanya menumbuhkan motivasi untuk menunjukkan performa terbaik. 

Di sisi lain, proses memilih orang yang tepat untuk menjadi delegasi tidaklah semudah kelihatannya. Oleh karena itu, pertimbangan matang sangat dibutuhkan agar nama baik perusahaan tetap terjaga.

Sebagai penutup, dengan memahami pengertian delegasi secara menyeluruh, perusahaan dapat lebih bijak dalam membagi tugas, membangun kepercayaan, dan menciptakan sistem kerja yang lebih efisien.