JAKARTA - Pengertian teori manajemen sering dianggap sebagai pondasi penting yang menentukan keberhasilan dalam berbagai aspek kehidupan, baik secara individu, dalam lingkungan keluarga, maupun di dalam kelompok yang lebih besar.
Ambil contoh dunia bisnis banyak perusahaan besar mampu tumbuh dan berkembang karena didukung oleh sistem manajemen yang terorganisir dengan baik. Hal ini menunjukkan bahwa peran manajemen sangatlah krusial.
Nah, supaya pemahaman kita tentang manajemen semakin mendalam, mari kita pelajari lebih lanjut mulai dari dasar-dasarnya, yakni melalui pemahaman tentang pengertian teori manajemen.
Pengertian Manajemen
Hingga kini belum ditemukan satu definisi tunggal yang secara universal mampu menjelaskan makna dari manajemen.
Namun jika ditelusuri secara etimologis, istilah "manajemen" memiliki akar dari kata dalam Bahasa Prancis kuno ménagement, yang merujuk pada seni dalam mengatur dan melaksanakan sesuatu.
Ada pula pendapat lain yang menyebut bahwa istilah ini berasal dari Bahasa Italia maneggiare, yang memiliki arti mengendalikan khususnya dalam konteks mengendalikan kuda.
Pemahaman yang paling mudah dicerna tentang manajemen adalah menganggapnya sebagai sebuah seni. Dalam konteks ini, manajemen merupakan seni seorang pemimpin dalam mengelola tim dan mengarahkan anggotanya demi meraih tujuan bersama.
Proses ini melibatkan langkah-langkah seperti perencanaan, pengorganisasian, koordinasi, hingga pengendalian terhadap sumber daya yang tersedia agar digunakan secara optimal.
Efektivitas diartikan sebagai sejauh mana metode yang digunakan mampu mencapai sasaran dengan hasil yang sesuai harapan.
Sementara efisiensi menunjukkan sejauh mana proses tersebut dapat menghemat waktu, tenaga, dana, serta memanfaatkan sumber daya secara terorganisir.
Oleh karena itu, tujuan utama dari penerapan manajemen adalah tercapainya hasil yang optimal melalui cara-cara yang efektif dan efisien.
Jika hanya efektif tanpa efisiensi, maka akan terjadi pemborosan dalam pelaksanaannya. Sebaliknya, efisien tanpa hasil yang efektif tentu menjadi sia-sia.
Bukti Sejarah Pentingnya Manajemen
Pekerjaan yang terbentang sepanjang zaman merupakan pekerjaan besar dengan cakupan yang sangat luas.
Hal ini juga berlaku ketika kita mencoba menelusuri sejak kapan manusia mulai menggunakan prinsip manajemen dalam menyelesaikan pekerjaannya tidak ada catatan pasti mengenai awal mula penggunaannya.
Yang bisa diketahui hanyalah kapan aktivitas tersebut mulai tercatat dalam sejarah. Sejumlah peneliti meyakini bahwa manusia telah menerapkan konsep manajemen dalam aktivitas mereka sejak ribuan tahun yang lalu.
Keyakinan ini muncul saat mereka menelaah lebih jauh tentang pembangunan Piramida di Mesir.
Diperkirakan proyek pembangunan Piramida tersebut melibatkan hingga seratus ribu tenaga kerja dan membutuhkan waktu sekitar dua dekade untuk diselesaikan.
Tanpa kehadiran seseorang yang menjalankan peran manajerial apa pun istilah yang digunakan pada masa itu rasanya hampir tidak mungkin Piramida Giza dapat dibangun.
Bahkan untuk mendirikan sebuah bangunan kecil saja, dibutuhkan figur seperti mandor dan pengawas guna mengoordinasikan para pekerja.
Bukti sejarah lainnya juga dapat ditemukan di kota Venesia, Italia. Pada abad ke-15, kota ini dikenal sebagai pusat perdagangan dan ekonomi di kawasan Eropa.
Warga kota tersebut menjalankan berbagai aktivitas yang nyaris mustahil dilakukan tanpa penerapan sistem manajemen yang baik.
Banyak pelaku usaha di sana yang menerapkan sistem jalur perakitan, mirip dengan konsep yang kemudian digunakan oleh Henry Ford dalam proses perakitan mobil-mobilnya.
Mereka sudah mengenal metode pengelolaan gudang, pencatatan stok, pengaturan tenaga kerja, hingga sistem akuntansi.
Pengertian Teori Manajemen
Pengertian teori manajemen dapat diibaratkan sebagai kumpulan seni dalam mengatur dan mencapai tujuan, di mana pemimpin berperan sebagai senimannya.
Teori ini menjadi wadah bagi berbagai ide dan pendekatan yang dirancang untuk membantu proses pengelolaan pekerjaan secara efektif dan efisien.
Panduan-panduan tersebut dikembangkan oleh para ahli sebagai rujukan umum mengenai cara menjalankan tugas, mengelola organisasi, atau mengembangkan bisnis agar hasil yang dicapai sesuai harapan dengan memanfaatkan sumber daya secara optimal.
Bagi manajer, pengawas, direktur, maupun pemimpin tim, teori-teori ini tidak hanya menjadi pegangan, tetapi juga sumber inspirasi dalam menyusun strategi yang tepat guna.
Tentu saja, setiap pemimpin akan memilih pendekatan manajemen yang paling sesuai dengan situasi dan lingkungan tempat mereka berada baik dari sisi budaya kerja, kebijakan perusahaan, kondisi tim, maupun karakter pribadi.
Teori yang dipilih bisa saja bukan yang dianggap paling sempurna secara teori, namun bisa menjadi yang paling efektif untuk konteks yang sedang dihadapi.
Dalam hal ini, kemampuan memilih teori yang tepat pun membutuhkan keterampilan manajerial tersendiri—dan di sanalah letak nilai artistiknya.
Walaupun sebagian teori manajemen berasal dari masa lalu dan tampak kuno, banyak di antaranya yang masih relevan digunakan hingga saat ini.
Teori-teori tersebut membentuk dasar berpikir dan sistem kerja yang tetap berguna dalam mengelola organisasi atau bisnis di era modern.
Jenis-jenis Teori Manajemen
Seperti yang telah disinggung sebelumnya, terdapat beragam teori dalam dunia manajemen. Di bawah ini akan dijelaskan beberapa jenis teori manajemen yang sudah dikenal luas oleh kalangan akademisi maupun praktisi.
1. Teori Manajemen Ilmiah
Teori ini pertama kali diperkenalkan oleh Frederick Winslow Taylor pada tahun 1909, seorang insinyur mesin yang menuliskan gagasannya dalam karya bertajuk The Principles of Scientific Management.
Dalam bukunya, Taylor menyatakan bahwa memaksa seseorang untuk bekerja sekeras mungkin tidak otomatis meningkatkan efektivitas kerja secara maksimal.
Sebagai pelopor konsultan manajemen, Taylor kemudian menyusun empat prinsip dasar yang menjadi landasan teori ini. Prinsip-prinsip tersebut dikenal sebagai Taylor’s Four Principles of Scientific Management, antara lain:
a. Membangun Ilmu dalam Setiap Elemen Pekerjaan
Taylor tidak berfokus pada paksaan dalam menentukan batas maksimal pekerjaan seseorang, melainkan berusaha memahami kapan individu mampu memberikan performa terbaiknya secara berkelanjutan.
Untuk itu, ia menekankan pentingnya mengumpulkan data objektif, melakukan eksperimen, dan menetapkan prosedur kerja berdasarkan hasil eksperimen tersebut.
Contohnya, Taylor akan memilih individu yang masuk dalam kategori pekerja unggulan melalui analisis data yang telah dikumpulkan. Mereka akan menerima kompensasi lebih tinggi dan diawasi ketat agar tetap memberikan hasil terbaik.
Pendekatan ini membantu perusahaan mengetahui secara pasti bagaimana produktivitas bisa ditingkatkan secara optimal.
b. Seleksi dan Pengembangan Pekerja Secara Ilmiah
Pendekatan Taylor terhadap pengelolaan SDM menekankan pada proses seleksi yang cermat, menempatkan individu sesuai keahliannya.
Setelah itu, pekerja diberikan pelatihan agar semakin ahli di bidangnya, dan selanjutnya diarahkan untuk berkembang lebih produktif.
c. Kolaborasi dengan Pekerja
Taylor percaya bahwa keberhasilan organisasi juga bergantung pada kerja sama antara manajemen dan pekerja.
Hal ini mencakup pelibatan karyawan dalam proses pengembangan ilmu, saling berbagi pengetahuan, merawat peralatan secara sistematis, dan melakukan pencatatan kinerja secara rutin.
d. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab
Salah satu prinsip penting dari teori ini adalah pembagian peran yang jelas dalam organisasi.
Manajemen memiliki tanggung jawab dalam merancang metode kerja serta menciptakan kondisi kerja yang mendukung, sedangkan pekerja fokus menjalankan tugas dan menerima kompensasi atas hasil kerjanya.
2. Teori Manajemen Administratif
Tokoh utama di balik teori ini adalah Henry Fayol, seorang insinyur pertambangan yang mengembangkan teori ini berdasarkan hasil pengamatan dan riset manajerial.
Melalui pengalamannya, Fayol menyusun enam fungsi inti seorang pemimpin, yaitu meramalkan, merencanakan, mengkoordinasi, memerintah, mengendalikan, dan meningkatkan kinerja tim.
Fayol juga mencetuskan sejumlah prinsip dasar yang harus dijalankan oleh para pemimpin dalam berinteraksi dengan bawahannya.
Namun prinsip-prinsip ini tidak boleh diterapkan secara kaku, karena bisa mengurangi efektivitas pelaksanaannya. Berikut beberapa prinsip penting tersebut:
a. Mendorong Inisiatif
Manajemen harus menstimulasi karyawan agar dapat bekerja dengan kesadaran dan inisiatif sendiri, tanpa harus selalu menunggu arahan.
b. Keadilan dan Kesetaraan
Setiap karyawan harus diperlakukan secara setara, dihargai, dan diperlakukan dengan penuh hormat oleh pihak manajemen.
c. Pemberian Imbalan (Renumerasi)
Penghargaan atas kinerja karyawan dapat diberikan dalam bentuk materi atau non-materi. Ini akan memperkuat hubungan antara pekerja dan organisasi.
d. Visi dan Arah yang Selaras
Seluruh elemen organisasi, dari manajemen puncak hingga staf operasional, harus bergerak ke arah tujuan yang sama agar proses kerja menjadi lebih efektif dan efisien.
e. Prinsip Lainnya
Termasuk kedisiplinan, pembagian kerja yang proporsional, pelimpahan wewenang yang seimbang dengan tanggung jawab, sentralisasi pengambilan keputusan, keteraturan, kestabilan tenaga kerja, semangat tim (esprit de corps), dan sejumlah prinsip tambahan yang mendukung stabilitas dan produktivitas organisasi.
3. Teori Manajemen Birokrasi
Max Weber, seorang sosiolog asal Jerman, memperkenalkan pendekatan birokratis dalam pengelolaan organisasi.
Ia menyarankan bahwa agar suatu organisasi dapat berjalan dengan teratur dan sistematis, perlu diterapkan aturan-aturan formal serta struktur hierarki yang jelas.
Model ini dinilai krusial karena hingga kini masih digunakan dalam banyak institusi modern.
Dalam praktiknya, teori ini memuat prinsip-prinsip seperti jalur komando yang terstruktur, pembagian tanggung jawab yang terdefinisi, pemisahan kepentingan pribadi pemilik dari aset organisasi, keberadaan peraturan yang konsisten dan terstandarisasi, dokumentasi yang tertib, serta proses rekrutmen dan promosi yang berdasarkan pada prestasi dan kontribusi nyata.
4. Teori Hubungan Antar Manusia
Elton Mayo, seorang psikolog dari Australia, mengemukakan teori ini melalui rangkaian eksperimen yang meneliti dampak kondisi lingkungan kerja terhadap produktivitas.
Hasil penelitiannya menunjukkan bahwa ketika suasana kerja diperbaiki mulai dari pencahayaan, waktu kerja, jam istirahat, hingga sikap saling menghargai produktivitas pun meningkat.
Penemuan penting dari studi ini adalah bahwa perhatian personal yang diberikan kepada pekerja, serta perasaan dihargai sebagai individu, lebih memotivasi mereka daripada imbalan finansial semata.
Kesimpulannya, rasa dihormati dan dilibatkan dalam kelompok kerja memberikan dorongan psikologis yang kuat bagi karyawan untuk berkinerja lebih baik.
5. Teori Manajemen Sistem
Pendekatan ini menekankan pentingnya melihat organisasi sebagai satu kesatuan sistem yang tersusun atas berbagai bagian yang saling berinteraksi.
Keberhasilan sebuah sistem sangat bergantung pada bagaimana subsistemnya dapat saling terintegrasi dan bekerja secara sinergis. Dengan kata lain, harmonisasi di antara semua elemen organisasi merupakan kunci agar seluruh proses berjalan optimal.
6. Teori Kontingensi
Fred Fiedler menyatakan bahwa tidak ada satu gaya kepemimpinan yang dapat digunakan di semua situasi. Seorang pemimpin perlu menyesuaikan pendekatannya berdasarkan kondisi dan lingkungan kerja yang ada.
Ketika seorang manajer mampu beradaptasi dengan tim dan tantangan situasional, maka efektivitas kepemimpinan akan lebih mudah dicapai.
Oleh karena itu, kemampuan membaca situasi dan fleksibilitas dalam gaya memimpin menjadi hal yang sangat penting.
7. Teori Manajemen X dan Y
Douglas McGregor dalam bukunya The Human Side of Enterprise memperkenalkan dua pendekatan manajemen berdasarkan pandangan manajer terhadap karakter karyawannya.
Pendekatan X digunakan ketika seorang pemimpin menganggap bahwa karyawan cenderung malas, tidak bertanggung jawab, dan harus diarahkan secara ketat.
Dalam situasi ini, gaya kepemimpinan yang tegas bahkan otoriter sering dipilih agar pekerjaan bisa diselesaikan.
Sebaliknya, pendekatan Y muncul dari keyakinan bahwa karyawan pada dasarnya memiliki tanggung jawab, motivasi, dan keinginan untuk berkontribusi.
Oleh karena itu, manajer yang menggunakan teori Y cenderung membuka ruang kerja sama, memberi kepercayaan, dan melibatkan tim dalam proses pengambilan keputusan.
Meskipun teori-teori ini banyak dipakai dalam perusahaan besar yang memiliki sistem kompleks, pendekatan seperti teori Y justru lebih sering diterapkan di bisnis-bisnis kecil yang berkembang.
Hal ini karena keterlibatan langsung para pekerja dalam proses operasional dan pengambilan kebijakan masih sangat tinggi.
Implementasi Teori Manajemen
Setelah mengenal berbagai teori manajemen, mungkin kamu mulai bertanya-tanya bagaimana cara menerapkannya dalam situasi nyata.
Memang, seringkali kita butuh gambaran atau contoh konkret agar lebih paham langkah-langkah apa yang harus diambil.
Dalam dunia kerja profesional, penerapan teori manajemen bisa dimulai dari investasi dalam peningkatan kualitas karyawan.
Seperti yang pernah disampaikan oleh Taylor, penting untuk melakukan pengamatan terhadap performa para pegawai agar manajemen dapat mengambil keputusan yang tepat demi peningkatan produktivitas.
Setelah mengetahui kebijakan mana yang paling sesuai, kamu bisa mulai memberikan pelatihan untuk mengasah kemampuan mereka agar kontribusinya terhadap perusahaan semakin maksimal.
Tapi jangan berhenti di situ saja teori yang menekankan pentingnya relasi antarmanusia juga patut diperhatikan. Artinya, perhatian tulus dari atasan bisa menjadi dorongan moral yang kuat bagi karyawan untuk lebih bersemangat di tempat kerja.
Manusia pada dasarnya ingin diikutsertakan, termasuk dalam proses pengambilan keputusan penting.
Maka dari itu, tidak ada salahnya untuk melibatkan mereka ketika perusahaan menghadapi keputusan yang menyangkut pekerjaan dan masa depan mereka.
Ketika mereka diberi ruang untuk menyampaikan pendapat, rasa tanggung jawab dan komitmen mereka terhadap keputusan tersebut akan meningkat secara alami.
Karena itu, pengelolaan sumber daya manusia menjadi salah satu aspek yang tak bisa diabaikan. Buat kamu yang ingin menggali lebih dalam tentang topik ini, kami punya rekomendasi buku terbaik yang bisa membantu proses belajarmu.
Sebagai penutup, dengan memahami pengertian teori manajemen, kita dapat memilih pendekatan yang paling tepat untuk mengelola tim dan mencapai tujuan organisasi secara lebih efektif.